摘要：本文通过**县农村信用合作联社2019年金标点钞机公开采购为例，详细介绍了在采购过程中常见的主要风险点及管控措施，是一篇具有很强实战性的论文，供大家交流学习。

　　关键词：采购业务; 风险点; 管控措施; 采购方案

　　近年来，中央对“三农”工作日益重视，农民生活发生了翻天覆地的变化。随着农村生活水平的提高，一直服务“三农”扎根农村的金融机构无论在硬件还是软件上都有了质的飞跃，甚至一些标杆网点配置的先进机具不逊于股份制银行。如何选购价廉物美的现金机具是服务好“三农”的硬件基础。本文通过**县农村信用合作联社2019年金标点钞机公开采购为例，详细地介绍了在采购过程中碰到的主要风险点及管控措施，供大家交流学习。

　　采购业务是企业生产经营过程中常见的经济活动，实际采购过程大致分为10个步骤，分别是：制定需求计划、制定采购方案、请购、选择供应商确定价格范围、采购小组过会、供应商样品试用(不是必须)、召开投标会议确定中标人、订立采购合同、验收、付款。

　　一、制定需求计划

　　根据《人民银行关于发布<人民币现金机具鉴别能力技术规范>行业标准的通知》(银发[2017]166号)的文件要求，2019年之后各银行必须使用符合人民银行要求“金标”点钞机，因此各银行必须对现有的非标点钞机进行更新换代。以人民银行的文件作为采购的依据，再根据本单位的实际情况计算出各个网点实际需要的金标点钞机，用一个简单的工式表示即：一共需要的数量-已经购买的数量+备用机具的数量=本次采购的数量。不要小看需求计划这个步骤，它是整个采购环节的基础，我以点钞机为例，如果采购数量太少，当某个网点点钞机突然故障，这个时候如果有备用点钞机就能马上用上，也不用等待维修人员，更不会让网点业务停滞给银行带来声誉风险;但如果采购数量太多，则会造成不必要的浪费。

　　二、制定采购方案

　　制定采购方案需要逐级上报，一般可先向部门经理汇报采购需求量，并提出采购方案具体内容包括招标总金额、招标方式、最高限价等，一般大额采购应采取公开招标的方式，同时拟定出《招标评分表》等供投标时使用。实际投标过程中为了防止“劣币驱逐良币”现象，中标标准尽量不设置成最低价中标，可使用比较合理的评分制即按最高得分者为中标人，这样可以很好地防止恶性竞争。

　　二、请购

　　按本例，点钞机牵头部门一般为计划财务部，采购方案也是由牵头部分制定，然后由部门经理将采购方案报分管领导审批，经过分管领导同意后，应及时召开采购委员会会议对采购方案进行决议，确定正式采购方案，完成请购流程。请购流程根据单位实际采购金额、组织架构而定。

　　三、确定供应商及价格范围

　　供应商的准入是采购业务中最重要的环节。企业在日常管理中应当建立科学合理的供应商准入和退出机制。

　　对于投标供应商应一定要进行资信方面审查，可通过企查查等网站对各个投标人进行详细的查询。一是查看该企业是否有工商行政方面的处罚，例如查看投标企业是否存在出售假冒伪劣产品被工商行政部门处罚的情况等，如果有上述情况则不应被邀请投标或纳入供应商。二是查看否有专利方面的诉讼，特别近年来我国越来越重视技术创新，其中最核心的问题就是专利保护。专利方面的诉讼可能导致供应商无法供货或不能使用某项核心技术，最终达不能按招投标要求及时供货，这些都是我们在采购过程需要重点防范的风险。此外投标供应商是否有税务局、环保局等方面的行政罚款也可以作为供应商准入的评判标准。供应商应尽可能做到“严进宽出”，不可靠的供应商可能导致采购的物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈，轻则使得企业陷入纠纷或诉讼，重则影响企业正常经营。

　　在本次采购中，由于人民银行已确定“金标”点钞机的标准规范，向社会各点钞机厂商进行实测，并对符合标准的点钞机厂商出具《中国人民银行科学技术研究所鉴别能力检测中心检验报告》。因此，在招标时供应商必须出具通过中国人民银行相关部门检测合格的证明。如果上级部门已经进行过招投标，那么应实行双重准入制度，既要入围上级部门的合格供应商，又要通过中国人民银行相关部门的检测。

　　四、供应商试用

　　单位在采购过程中应尽量争取试用机会，这样可减少信息不对称的问题，也可使本单位的使用人更好的了解招标的产品。以本单位金标点钞机为例，本次入围共三家供应商均表示同意试用一个月。试用时选择3个现金量较大的网点进行试用，每个网点试用10天，交叉试用。试用网点应记录好各品牌的优缺点，指定试用人员并作为评委参与招标时评分，这样可以很好地防止舞弊的发生。试用过程中，最好地应让供应商选择指定一个技术人员负责使用指导工作，避免因试用网点的操作人员不熟悉点钞机而招致差评，在试用过程中应提醒试用人员遇到问题多与厂家沟通解决。最后应保留中标供应商的样机，以便日后对供货的点钞机与样机进行对比是否存在以次充好。

　　五、召开投标会议

　　采购会议需以书面的形式对会议的内容进行记录，在会议过程中可由稽核部门的人员全程对会议进行监督，使用专门的采购会议登记簿进行登记，并对采购会议的结果及供应商要求做好相关的记录，最后由参会的各采购小组各成员签字确认并留下联系电话，稽核人员也应在监督人员处签字确认。在采购会议结束后，即可公开在指定的招标网站发布招标公告，招标公告应本着公平、公正、诚实、信用的原则进行发布。如果是邀标的形式进行招标也应在网站上公布相关的招标公告，以达到公开的目的。

　　在召开投标大会前应让各供应商支付投标保证金、寄送标书及投标文件。以本次点钞机采购为例，招标文件的内容至少包括1. 通过人行最新金标测试的证明文件，2.法人营业执照正本(副本)、法定代表人证明书、法定代表人身份证等复印件;3.投标人承诺函、法人授权书原件及授权代表人身份证复印件;4.点钞机及售后服务费报价;5.售后承诺或协议(包括但不限于招标内容表)，承诺或协议需载明本次点钞机所承担的工作和义务，至少应包括维修响应时间、备机方案、售后服务费等。投标会议还应打印供应商签到表，以防止事后发生纠纷。投标会议应由稽核人员全程参与监督。投标时可让各供应商限时进行单位介绍和产品主要优缺点进行介绍，让评委有更直观的了解。

　　然后再对点钞机进行现场测试。点钞机测试环节是有一定技术含量的工作。首先要准备点钞机测试用的各种面额及新旧程度不同的人民币用于测试点钞机的灵敏度(即报警频率);其次最好还需要提供各种类型的假币进行防伪测试;最后还有冠字号识别率测试，由于冠字号是人民银行硬性要求，且对防止假币流通等起到至关重要的作用，因此对冠字号的识别率测试也是非常重要的环节，必须进行测试且要占一定要权重分。有关技术性的测试，必要时需要邀请有专业技术或技能的工作人员进行测试。如果本单位没有符合条件的专业人员，可以邀请第三方专业机构进行测试，这种情况尤其在建筑工程、专业设备采购中经常遇到。

　　测试完成后让评委做最终评分，然后对各个评委的评分进行汇总，直至算出最高得分者，由主持人宣布中标供应商，至此招标会议就完成了。最后将中标公告在指定公开的网站进行公示，退还各厂商投标保证金。此外可按供应商要求决定是否将中标通知书发送至中标单位，到此投标工作到基本结束。

　　六、签订采购合同

　　签订采购合同时应注意留质保金，其中包括机具的质量保证金和售后保证金，机具质保金可在货物验收合格后一年左右支付，具体可视情况而定。售后保证金是在免费售后维保期结束后退还供应商的一种保证金，一般根据免费售后维保期长短确定。以本案为倒，点钞机的免费售后维保期为五年，则留售后保证金五年，待五年后如果厂商能按规定完成售后工作，则予以退回售后保证金，否则与厂商协商处理售后保证金。因为在实际工作中往往各厂商在招标过程中夸大售后服务能力，所以留有售后保证金是有非常必要的环节。当然售后保证金要视情况而定，对于具有垄断地位或议价能力强的厂商就不适用了。

　　七、验收

　　单位应当建立严谨的验收制度，根据实际情况确定检验方式，由专门的验收部门或专业的验收人员对采购项目的型号品种、规格、数量、质量等相关内容进行验收，并出具验收证明。涉及大额采购和新品采购、特殊物资采购的，还应聘请第三方专业机构进行测试。

　　八、付款

　　单位应完善付款流程，加强采购付款的审核，明确付款审核人的责任和权力，严格按预算采购，认真审核合同、相关单据凭证、审批材料等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款，避免合同纠纷。此外付款时应当严格审查采购发票的合法性、真实性、有效性。若发现发票开具有误或假发票应及时报告处理。

　　最终本次“金标”点钞机通过公开招标，在保证质量的情况下使点钞机的单价下降16.52%。以上仅为点钞机采购为例所涉及的流程，在实际工作中可根据本单位情况增加或减少相关流程，以达到适合本企业的采购流程，以上内容仅供参考，如有不足之处请大家批评指正。C

　　(作者单位：连江县农村信用合作联社)

　　参考文献

　　[1]《财政部、审计署、证监会、银监会、保监会关于印发企业内部控制配套指引的通知》，2010年

　　[2]《利益相关者视角的企业内部控制体系研究》，作者：赵爽，中国财政经济出版社，2017年11月

　　[3]《公司治理、内部控制缺陷与会计信息质量》，作者：刘彬，厦门大学出版社，2017年5月